Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lichten wij toe welke persoonsgegevens door ons worden verzameld en hoe we daarmee omgaan. In dit document leggen wij uit waar jouw gegevens worden opgeslagen en voor welke doelen deze gegevens bewaard worden. Daarnaast beschrijven we al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je van deze rechten gebruik kunt maken. 

Algemeen

Fietslease Holland is een leasemaatschappij die diverse leasevormen aanbiedt aan zowel particulieren als bedrijven. Aan particulieren bieden we private lease, aan bedrijven bieden we operational- en financial lease, alsmede servicecontracten. Dit doen wij uit eigen naam, maar ook in opdracht van diverse bedrijven in een white-label variant. Fietslease Holland is een handelsnaam van Leasejefiets BV. Leasejefiets BV is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94006970 en is gevestigd in Moordrecht, aan de Grote Esch 1001 (2841MJ). 

In diverse situaties worden er gegevens van jou verzameld door ons. Omdat wij veel waarde hechten aan transparantie hebben wij getracht zo helder mogelijk weer te geven wanneer deze gegevens worden verzameld, hoe deze worden gebruikt en hoe je jouw wensen rondom deze gegevens kunt doorgeven. Ben je het niet eens met het gebruik van jouw gegevens, kunt u dit aan ons aangeven. 

Websiteadres: www.fietsleaseholland.nl

Algemeen e-mailadres: [email protected]

Telefoonnummer: 085 – 90 22 111

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens van bezoekers van onze website, consumenten, klanten, werknemers van bedrijven die klant bij ons zijn, eindgebruikers van leasefietsen en leveranciers. Omdat de Algemene Verordening Gegevensbescherming zich beperkt tot persoonsgegevens, is deze privacyverklaring dus niet van toepassing op bedrijfsgegevens. 

In de volgende alinea’s beschrijven we in welke gevallen wij gegevens van jou verzamelen, welke gegevens dat zijn en wat we vervolgens met die gegevens doen.

1.     Contactmomenten

Als je met ons contact opneemt, of je nu klant bent of niet, gebruiken wij diverse gegevens. Dit zijn onder andere jouw naam, contactgegevens, schriftelijke communicatie, de reden van jouw contactverzoek en alle andere persoonsgegevens die we nodig hebben om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. 

2.     Website, online omgevingen en apps

Als je gebruik maakt van onze website, verwerken we diverse informatie om jouw ervaring zo goed mogelijk te maken. Daarnaast verwerken we gegevens die onze website-beheerders en -bouwers de mogelijkheid geven de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren. Bij een eerste bezoek aan onze website word je altijd gevraagd om toestemming, middels een cookie-melding. We verzamelen de gegevens die jij invoert in online formulieren, alsmede gegevens die worden gegenereerd door functionaliteiten op onze website. Dit zijn bijvoorbeeld jouw IP-adres, de internetbrowser die je gebruikt, het apparaat waarmee je die internetbrowser gebruikt, de pagina’s die je bezoekt, jouw klik-gedrag en duur van jouw bezoek. Dit doen wij met Google Analytics en Clarity.

3.     Het doen van een leaseaanvraag

Wanneer je bij ons een leaseaanvraag indient, vragen wij diverse gegevens van je op om je aanvraag te beoordelen en eventueel om te zetten in een leasecontract. Wij verzamelen hiervoor jouw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Wij verstrekken deze gegevens vervolgens aan Economic Data Resources BV (EDR). Op basis van deze gegevens zal EDR een advies aan ons geven over jouw kredietwaardigheid. 

Voordat we een overeenkomst met jou sluiten, willen wij een beeld vormen van eventuele betalingsrisico's. Zo bepalen wij of we een overeenkomst met jou aangaan en welke voorwaarden wij toepassen. We zullen jouw gegevens daarvoor ook verstrekken aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR controleert persoonsgegevens en levert kredietinformatierapporten met risicoprofiel. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door EDR kun je hier lezen in het privacy statement: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/. Daarin staat ook hoe je jouw rechten, zoals recht op inzage, bezwaar, verbetering en wissing kunt uitoefenen.  

Bij een positief advies door EDR vragen wij vervolgens diverse aanvullende informatie op zoals bijvoorbeeld een kopie bankpas, kopie ID, kopie van een recente loonstrook en/of uitkering, jaarcijfers van een onderneming en kopie van inkomstenbelasting. Ook vragen wij je wat jouw maandelijkse uitgaven zijn. Op basis van het advies van EDR, de aanvullende documenten en indien aanwezig bij ons bekende betaalhistorie en klantgedrag, beoordelen wij of we een overeenkomst met je aangaan.

Bij de leaseaanvraag verzamelen wij ook geanonimiseerde informatie over de bron van jouw aanvraag. Bronnen kunnen zijn betaalde onlinecampagnes via Google Ads, organisch zoekverkeer of via een aangesloten dealer of partner.

4.     Een overeenkomst aangaan

Wanneer wij een overeenkomst met je aangaan verwerken wij jouw persoonsgegevens voor administratieve doeleinden zoals het versturen van facturen en het doen van betalingen, voor het leveren van klantenservice en het aansturen van derden die in opdracht van ons een dienst of product leveren als uitvoering van de leaseovereenkomst. Wij verwerken onder andere jouw contactgegevens, jouw persoonlijke gegevens zoals naam en geboortedatum, IP-adres (in geval van digitale ondertekening), betalings- en kredietinformatie en jouw schriftelijke communicatie met ons. 

5.     Uitvoering van de overeenkomst

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn werken wij samen met derden. Dit zijn fietsenwinkels, fabrikanten, servicepartners en verzekeraars. Om deze derden hun werk goed te kunnen laten uitvoeren, verstrekken wij indien nodig jouw persoonsgegevens aan deze derden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verstrekken van jouw adres- en contactgegevens aan een fietsenwinkel zodat hij jouw nieuwe leasefiets kan afleveren. 

6.     Verwerking gegevens werknemers

Indien jij via jouw werkgever gebruik mag maken van een leasefiets, verwerken wij jouw persoonsgegevens ten behoeve van levering, klantenservice en inplannen van onderhoud en reparaties. Dit zijn onder andere jouw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Indien de leasefiets geregistreerd wordt bij de Rijksdienst Wegverkeer (RDW), verwerken wij ook een kopie van jouw rijbewijs. 

7.     Relatiebeheer en marketing

Wij gebruiken de informatie in onze klantendatabase om je gepersonaliseerde aanbiedingen en nieuwsbrieven te sturen, klantenservice te bieden, je account te beheren en relevante informatie met je te delen. Deze aanbiedingen kunnen afkomstig zijn van verschillende entiteiten binnen Ons Bedrijf en hebben betrekking op al onze diensten. Daarnaast verwerken we jouw persoonsgegevens voor marktonderzoek en het ontwikkelen en evalueren van marketingstrategieën. Hierbij gaat het onder andere om jouw contactgegevens (zoals adres en e-mailadres), persoonlijke gegevens (zoals naam en contactvoorkeuren), betalingsinformatie, bestelgeschiedenis en correspondentie met ons.

8.     Monitoren van onze processen

Wij houden onze processen nauwlettend in de gaten om te zorgen dat we voldoen aan ons beleid en de geldende regelgeving. Tijdens deze monitoringactiviteiten kunnen jouw persoonsgegevens worden ingezien. Gegevens die in onze systemen zijn opgeslagen, kunnen worden geopend, bekeken en bewaard met het oog op nalevingsdoeleinden.

9.     Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in sommige gevallen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij controleverplichtingen op het gebied van belasting of zakelijk gedrag. Om aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten. Hierbij gaat het onder andere om contactgegevens (zoals jouw adres en e-mailadres), persoonsgegevens (zoals jouw naam en geboortedatum), betalingsgegevens, betalings- en bestelgeschiedenis, en gegevens zoals jouw KvK-, BTW- en belastinginformatie.

10.  Samenwerkingen met intermediairs

In sommige gevallen werken wij samen met een intermediair, zoals een fietsenwinkel of leasebemiddelaar, via wie je klant bij ons bent geworden. In dergelijke situaties wisselen wij gegevens uit met deze partij, zowel tijdens het aangaan van een contract als gedurende de looptijd ervan. Afhankelijk van de situatie kan het hierbij gaan om gegevens zoals inlossaldo, contractnummer, framenummer, klantnaam, contractvorm, ingangs- en einddatum, resterende looptijd, bruto/netto inlossaldo, eventuele wijzigingen in het contract of betalingsachterstanden.

Wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Toestemming.
• Uitvoering.
• Wettelijke verplichting.
• Vitaal belang.
• Gerechtvaardigd belang.

De grondslagen kunnen los of in samenhang worden gebruikt voor specifieke verwerkingen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist of toegestaan. Hieronder geven wij een overzicht van de categorieën persoonsgegevens en de bijbehorende bewaartermijnen:

1. Gegevens voor het aangaan van een leaseovereenkomst
   • Bewaartermijn: Tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst, conform wettelijke fiscale verplichtingen.
   • Reden: Verplichting op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en mogelijke juridische geschillen.
2. Gegevens van niet-succesvolle leaseaanvragen
   • Bewaartermijn: Maximaal 1 jaar na afwijzing van de aanvraag.
   • Reden: Om een herhaalde aanvraag efficiënt te kunnen verwerken en fraudepreventie.
3. Marketing- en contactgegevens
   • Bewaartermijn: Tot 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij je eerder bezwaar maakt tegen verwerking voor marketingdoeleinden.
   • Reden: Toestemming en gerechtvaardigd belang voor direct marketing en relatiebeheer.
4. Gegevens verwerkt in de uitvoering van de overeenkomst
   • Bewaartermijn: Tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst.
   • Reden: Wettelijke administratieplicht en mogelijke juridische claims.
5. Gegevens verzameld via de website en cookies
   • Bewaartermijn: Zie onze aparte cookieverklaring voor specifieke informatie over bewaartermijnen van cookies en analytische gegevens.
   • Reden: Toestemming en verbetering van gebruikerservaringen.
6. Inlog- en toegangsinformatie
   • Bewaartermijn: Tot 90 dagen na het beëindigen van toegang of gebruik van de digitale omgeving.
   • Reden: Beveiliging en monitoring van onze systemen.
7. Correspondentie en klachtenafhandeling
   • Bewaartermijn: tot 5 jaar na de afhandeling van de klacht of correspondentie.
   • Reden: Interne kwaliteitscontrole en juridische doeleinden.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden jouw persoonsgegevens:

• Veilig verwijderd of vernietigd, zodat ze niet langer in verband kunnen worden gebracht met jou.
• Geanonimiseerd, zodat de gegevens niet meer naar jou te herleiden zijn, maar wel kunnen worden gebruikt voor statistische en analytische doeleinden.
• Overgebracht naar een archief, indien dit wettelijk is toegestaan of verplicht.

Beveiliging van persoonsgegevens

Fietslease Holland zet zich in voor de optimale beveiliging van jouw en andermans persoonsgegevens door te investeren in systemen, procedures en medewerkers. We hebben passende maatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Dit omvat technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies en andere vormen van datalekken.

Onze beveiliging wordt continu op een hoog niveau gehouden, waarbij we protocollen hanteren die zijn afgestemd op het soort gegevens en de specifieke verwerkingshandelingen. Binnen onze organisatie maken we gebruik van zowel fysieke als organisatorische beveiliging, en ons personeel wordt getraind om veilig en verantwoord met persoonsgegevens om te gaan.

Wil je meer informatie over hoe wij jouw gegevens beveiligen? Neem dan gerust contact met ons op.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De laatste wijziging van deze privacyverklaring heeft plaatsgevonden op 20 december 2024. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden dan waarvoor u ze hebt afgegeven.

Het is aan te raden deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte bent van wijzigingen.

Jouw rechten onder de AVG

Als betrokkene heb je onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Hieronder leggen we uit welke rechten dit zijn en hoe je hier gebruik van kunt maken:

1. Recht op inzage ⁠Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden, en aan wie wij deze gegevens verstrekken. Je kunt ook een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over jou hebben.
2. Recht op rectificatie ⁠Als je merkt dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je ons vragen deze gegevens te corrigeren of aan te vullen.
3. Recht op gegevenswissing ('recht om vergeten te worden') ⁠In bepaalde gevallen kun je ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of als je jouw toestemming intrekt en er geen andere wettelijke grondslag is voor verwerking.
4. Recht op beperking van verwerking ⁠Je hebt het recht om ons te vragen het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens het wachten op de beoordeling van een correctieverzoek of bezwaar.
5. Recht op dataportabiliteit ⁠Je kunt ons verzoeken jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan jou of een andere organisatie over te dragen. Dit recht geldt alleen voor gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt en die wij verwerken op basis van jouw toestemming of een overeenkomst.
6. Recht van bezwaar Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of in het kader van direct marketing. Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen wij direct met de verwerking van jouw gegevens voor dat doel.
7. Recht om toestemming in te trekken ⁠Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van jouw toestemming.
8. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder Als je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie kun je de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Je kunt jouw verzoeken indienen via ons algemene e-mailadres: [email protected]. Vermeld duidelijk welk recht je wilt uitoefenen en voeg, ter verificatie van wjouw identiteit, een kopie van een geldig legitimatiebewijs toe. Zorg ervoor dat je jouw BSN en pasfoto onleesbaar maakt om jouw privacy te beschermen.

Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen één maand, op jouw verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, bijvoorbeeld bij complexe verzoeken. Hierover informeren wij je tijdig.